ग्राहक की सहमति कैसे प्रबंधित करें?
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ग्राहक की सहमति आपके व्यवसाय को अपब्लिक में ग्राहक जानकारी का जिम्मेदारी से उपयोग करने में मदद करती है। इससे पहले कि आप ग्राहक विवरण संग्रहीत करें या समीक्षा अनुरोध, अनुस्मारक, व्हाट्सएप संदेश, एसएमएस, ईमेल या अन्य संचार भेजें, पुष्टि करें कि आपके पास आवश्यक अनुमति है।
अपब्लिक में ग्राहक की सहमति का क्या अर्थ है
सहमति का मतलब है कि ग्राहक इस बात पर सहमत है कि आपका व्यवसाय आपके द्वारा चुने गए उद्देश्य के लिए उनकी संपर्क जानकारी एकत्र, संग्रहीत, संसाधित और उपयोग कर सकता है। अपब्लिक में, इसमें शामिल हो सकते हैं:
- ग्राहक का नाम और संपर्क विवरण सहेजा जा रहा है।
- विज़िट, खरीदारी, अपॉइंटमेंट या पूर्ण सेवा के बाद समीक्षा अनुरोध भेजना।
- समीक्षा अनुरोध पूरा नहीं होने पर अनुस्मारक भेजना।
- व्हाट्सएप, एसएमएस, ईमेल या फोन जैसे स्वीकृत चैनलों के माध्यम से व्यावसायिक संचार भेजना।
- सेवा की गुणवत्ता को समझने और अनुवर्ती कार्रवाई में सुधार करने के लिए ग्राहक प्रतिक्रिया और गतिविधि का उपयोग करना।
सहमति की पुष्टि कब करें
ग्राहक रिकॉर्ड जोड़ने या आयात करने से पहले और संदेश भेजने से पहले सहमति की पुष्टि करें। आपको विशेष रूप से सावधान रहना चाहिए जब:
- ग्राहक को मैन्युअल रूप से जोड़ना।
- किसी फ़ाइल से ग्राहक सूची आयात करना।
- फ़ोन नंबर, व्हाट्सएप नंबर या ईमेल पता अपडेट किया जा रहा है।
- समीक्षा अनुरोध, अनुस्मारक, या अभियान संदेश भेजना।
- अपब्लिक के बाहर एकत्र किए गए ग्राहक विवरण का उपयोग करना।
ग्राहक जोड़ते समय सहमति की पुष्टि करें
किसी ग्राहक को मैन्युअल रूप से जोड़ते समय, ग्राहक का विवरण तभी दर्ज करें जब आपके पास उस जानकारी को संग्रहीत करने और उपयोग करने की अनुमति हो। यदि आप समीक्षा अनुरोध भेजने की योजना बना रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि ग्राहक से चयनित चैनल के माध्यम से संपर्क किया जा सके।
ग्राहकों को आयात करते समय सहमति की पुष्टि करें
ग्राहकों को आयात करते समय, अपब्लिक एक ग्राहक सहमति अनुभाग दिखाता है। इन कथनों की पुष्टि तभी करें जब आपकी फ़ाइल में ग्राहकों ने आवश्यक अनुमति दे दी हो।
सहमति अनुभाग आपसे इसकी पुष्टि करने के लिए कह सकता है:
- आपने ग्राहक की व्यक्तिगत जानकारी एकत्र करने और संसाधित करने के लिए उसकी सहमति प्राप्त कर ली है।
- ग्राहक व्हाट्सएप, एसएमएस, ईमेल और फोन जैसे उपलब्ध चैनलों के माध्यम से समीक्षा अनुरोध और व्यावसायिक संचार प्राप्त करने के लिए सहमत है।
सहमति की स्थिति कहां जांचें
स्रोत और सहमति जानकारी उपलब्ध होने पर उसकी समीक्षा करने के लिए ग्राहक का विवरण पृष्ठ खोलें। ग्राहक स्रोत पैनल दिखा सकता है कि ग्राहक को किसने जोड़ा, प्राथमिक स्थान और वर्तमान सहमति स्थिति।
सहमति समीक्षा अनुरोधों को कैसे प्रभावित करती है
सहमति प्रभावित करती है कि आपको ग्राहक को समीक्षा अनुरोध या अनुस्मारक भेजना चाहिए या नहीं। भेजने से पहले यह जांच लें:
- ग्राहक संपर्क करने के लिए सहमत हुआ।
- संपर्क विवरण सटीक है और उस ग्राहक का है।
- संदेश चैनल आपकी सहमति के लिए उपयुक्त है।
- ग्राहक ने ऑप्ट आउट नहीं किया है या संपर्क न करने के लिए कहा है।
- अनुरोध वास्तविक ग्राहक संपर्क के लिए प्रासंगिक है।
यदि कोई ग्राहक सहमति वापस ले लेता है
यदि कोई ग्राहक संदेश प्राप्त न करने के लिए कहता है, तो उस ग्राहक को समीक्षा अनुरोध, अनुस्मारक या व्यावसायिक संचार भेजना बंद कर दें। अपनी टीम की प्रक्रिया के अनुसार ग्राहक रिकॉर्ड अपडेट करें, और भविष्य के आयात, सेगमेंट या अभियानों में ग्राहक को शामिल करने से बचें।
सर्वोत्तम प्रथाएं
- ग्राहक संपर्क विवरण एकत्र करने से पहले स्पष्ट रूप से सहमति मांगें।
- जब तक आप आश्वस्त न हों कि ग्राहकों से संपर्क किया जा सकता है, तब तक पुरानी सूचियाँ आयात न करें।
- सहमति को सही ग्राहक और स्थान से जोड़कर रखें।
- अपने उद्देश्य के लिए आवश्यक न्यूनतम ग्राहक जानकारी का उपयोग करें।
- संपर्क विवरण या प्राथमिकताएं बदलने पर ग्राहक रिकॉर्ड अपडेट करें।
- ऑप्ट-आउट, सदस्यता समाप्त करने, या तुरंत संपर्क न करने के अनुरोधों का सम्मान करें।
- अपनी आंतरिक टीम या सलाहकार के साथ नियमित रूप से अपनी गोपनीयता प्रक्रिया की समीक्षा करें।
समस्या निवारण
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
क्या ग्राहक जोड़ने से पहले मुझे सहमति की आवश्यकता है?
हां. ग्राहक जानकारी तभी जोड़ें जब आपके पास इसे अपने व्यावसायिक उद्देश्य के लिए एकत्र करने और संग्रहीत करने की अनुमति हो।
क्या मुझे संदेश भेजने के लिए अलग से सहमति की आवश्यकता है?
आपके पास आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले चैनल, जैसे व्हाट्सएप, एसएमएस, ईमेल या फोन के माध्यम से ग्राहक से संपर्क करने की अनुमति होनी चाहिए। आवश्यकताएँ स्थान और संदेश प्रकार के अनुसार भिन्न हो सकती हैं।
क्या मैं किसी अन्य सिस्टम से सूची आयात कर सकता हूं?
हां, यदि उस सूची के ग्राहकों को संग्रहीत किया जा सकता है और इच्छित उद्देश्य के लिए उनसे संपर्क किया जा सकता है। ऐसी सूचियाँ आयात न करें जहाँ सहमति गायब हो, अस्पष्ट हो, या पुरानी हो।
यदि कोई ग्राहक सहमति वापस ले लेता है तो मुझे क्या करना चाहिए?
उस ग्राहक से संपर्क करना बंद करें, अपनी प्रक्रिया के अनुसार ग्राहक रिकॉर्ड को अपडेट करें, और जब तक वे दोबारा अनुमति न दें, उन्हें भविष्य के आउटरीच से बाहर कर दें।
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