ग्राहकों से उनकी समस्याओं के बारे में दोबारा संपर्क कैसे करें?
समस्याएँ और नकारात्मक प्रतिक्रिया
फ़ॉलो-अप समय पर, सम्मानजनक और उपयोगी होना चाहिए। इसका उद्देश्य ग्राहक की चिंता को समझना, अगले चरण की व्याख्या करना और परिणाम को रिकॉर्ड करना है ताकि समस्या लुप्त न हो जाए।
अनुवर्ती कार्रवाई शुरू करें
- इस मुद्दे को यहां से खोलें मुद्दे.
- फीडबैक, रेटिंग, एआई विश्लेषण और किसी भी पिछले स्थिति अपडेट की समीक्षा करें।
- इस मुद्दे को यहां ले जाएं प्रगति पर है जब कोई इसे संभालना शुरू करता है।
- ग्राहक से संपर्क करने के लिए व्हाट्सएप जैसी उपलब्ध संपर्क विधि का उपयोग करें।
- अपना परिचय दें, चिंता स्वीकार करें, और केवल जांच के लिए आवश्यक जानकारी मांगें।
ग्राहकों से केवल उन विवरणों के माध्यम से संपर्क करें जो उन्होंने आपके व्यवसाय के साथ साझा किए हैं और अपने संगठन की सहमति और संचार नीतियों का पालन करें।
बातचीत के दौरान
- समाधान प्रस्तावित करने से पहले सुनें।
- महत्वपूर्ण तथ्यों की स्पष्ट भाषा में पुष्टि करें।
- अगले अपडेट के लिए एक यथार्थवादी समय सीमा दें।
- जब उसे प्रबंधक, विशेषज्ञ या किसी अन्य टीम की आवश्यकता हो तो समस्या को बढ़ाएं।
- ग्राहक से सहायता की शर्त के रूप में समीक्षा हटाने या बदलने के लिए न कहें।
प्रत्येक महत्वपूर्ण अपडेट को रिकॉर्ड करें
प्रत्येक सार्थक चरण के बाद एक स्थिति अद्यतन या टिप्पणी जोड़ें। इसमें क्या हुआ, वादा की गई अगली कार्रवाई और अगली अनुवर्ती कार्रवाई की तारीख शामिल करें। इससे ग्राहक इतिहास स्पष्ट रहता है, भले ही टीम का कोई अन्य सदस्य कार्यभार संभाल ले।
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